Aspects techniques liés à l'organisation d'événements au Laboratoire

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Ce document établit les différents points techniques qui peuvent être vérifiés durant la préparation d'un évenement au laboratoire tels que les colloques, les séminaires, les workshop, les soutenances de thèse etc.

 

Résérvation des salles
 
Si l'évenement est localisé dans une des salles du laboratoire Dieudonné, il faudra s'assurer que la ou les salles soient résérvées.
L'outil de réservation utilisé est GRR accessible en consultation via l'url http://math.unice.fr/grr
 
Pour réserver une salle, vous pouvez vous adresser à votre gestionnaire d'équipe ou demander un accès au service informatique.
 
 
 
 

Matériels audio/vidéo/visio

 

Les salles ne disposent pas toutes des mêmes matériels installés.
 
Salle I
 
    Vidéo-projecteur/son/caméra/microphone en libre accès.
    
Salle II
 
    Vidéo-projecteur
    La caméra et le micro permettent uniquement la captation et l'enregistrement sur un support USB.
    Pas de visio possible.
 
Salle III
 
    Vidéo-projecteur
    Le matériel de visio-conférence permet de joindre des matériels du même type ou des ponts de visio-conférence tels que le service Rénavisio de Renater.
    Il n'est pas utilisable avec des logiciels tels que zoom ou teams...
 
Salle 5éme étage Fizeau
 
    Vidéo-projecteur
    Caméra et microphone. La caméra est pilotable par télécommande. Il est à noter que la caméra est installée de manière à filmer les tableaux à craie.
    Le bâtiment Fizeau est accessible par badge. Pour les exterieurs, des solutions existent pour leur permettre l'accès. Il faut faire la demande à l'avance. 
 
Salle de conférence
 
    La salle est équipée :
  •     D'une caméra pilotable au pupitre.
  •     D'un microphone filaire au pupitre.
  •     De deux microphones à mains sans fil.
  •     D'un microphone de type serre-tête sans fil.
   Les microphones sont conservés par le service informatique. 
   Si vous prévoyez de les utiliser, contactez en avance (7 jours) le service informatique pour planifier leur utilisation. Toute demande arrivée trop tard pourra ne pas être traitée.
    
     La salle est fermée à clé. Il faut s'assurer de disposer de la clé avant le début de l'évenement.     
 
 
Dans tous les cas, il est conseillé de réaliser un test pour vérifier si les matériels répondent au besoin, si il y a nécéssité en terme de connectique (adaptateurs etc.) et si la machine utilisée est compatible. Vous pouvez vous adresser au service informatique en amont de l'événement, afin de garantir la meilleure qualité lors de celui-ci. Les demandes faites trop tard même risquent de ne pas être traités en cas d'indisponibilité, d'incompatibilité insoluble etc.
 
Le service informatique dispose également de quelques rallonges et/ou multiprises empruntables si besoin.
 
 
 
 
Accès Wifi des participants
 
 
Une borne wifi est installée dans la salle de conférence. 
Pour les personnels ayant un compte Université Côte d'Azur, ils peuvent utiliser leur réseau wifi habituel. 
Pour les personnes utilisant eduroam, la connexion est également possible.
Pour celles ou ceux pour qui ce ne serait pas le cas, il faut prévoir une demande d'ouverture de compte temporaire wifi.
    
Le service informatique du Laboratoire a la possibilité d'ouvrir 3 comptes temporaires pour une durée de 5 jours maximum.
 
Pour d'autres demandes, durée supérieure à 5 jours et/ou plus de participants, il faudra se rapprocher de la DSI de l'Université via le système de tickets glpi :
 
Les demandes réalisées à l'avance auront davantage de chances d'être satisfaites.
 
 
 
 
Annonce sur le site web de l'Unité
 
Merci de vous adresser à votre gestionnaire d'équipe ou au service informatique de l'Unité en précisant :
  •     Le nom de l'évenement
  •     Les dates de début et de fin
  •     Les personnes référentes 
  •     L'adresse du site web de l'évenement.